Zarządzanie czasem mierzonym w… pomidorach?!

Chcę się z Wami podzielić bardzo prostym narzędziem do organizowania swojego czasu i unikania rozpraszania się. To technika zwana „pomodoro”, która swoją humorystyczną nazwę wzięła od kuchennego minutnika w kształcie pomidora. Spotkałem się z nią dwa lata temu, ale dopiero niedawno skusiłem się, żeby ją wypróbować.

Technika polega na systematycznym organizowaniu swojej ramach prostych jednostek czasu zwane „pomodoro”, które składają się z 25 minut intensywnej pracy, po których obowiązkowo robi się 5 minut przerwy. Po 4 rundach jedna przerwa jest dłuższa: 15-20 minut. Brzmi banalnie, nieprawdaż? A jednak działa, co sprawdziłem na własnej skórze.

„Pomodoro” ma przede wszystkim wyeliminować prokrastynację, czyli odwlekanie wykonania jakiegoś dużego zadania poprzez rozdrabnianie się na różne mniejsze czynności: notoryczne sprawdzanie skrzynki e-mail, granie w mini gry, używanie aplikacji, chatowanie… Brzmi znajomo?

Jak to zadziałało?

Kiedy po raz pierwszy sięgnąłem po „pomodoro”, od razu wyłączyłem swoją prokrastynację. Całkowicie. Część umysłu, która lubiła się rozpraszać na różne bodźce była zajęta pilnowaniem czasu i sprawdzaniem, czy dobrze wypełniam swoje zadanie. Dostała do zabawy interesujące narzędzie, które potraktowała jako wyzwanie. Była świadomie zaangażowana i miała frajdę, nie potrzebowała bombardować się zmysłowymi.

Co mnie zaskoczyło?

Oprócz całkowitego braku prokrastynacji – 5 minut przerwy. Okazało się, że nie spędzam ich na rozrywce w poczuciu marnowanego czasu i poczucia winy. Takie rozpraszanie się nie jest wypoczynkiem. A te 5 minut było prawdziwym czasem dla mnie, za każdym razem musiałem siebie zapytać, jak JA chcę je spędzić – a nie, w co mnie wepchnie stres i niechęć przed realizowaniem zadań.

5 minut to mało czasu, dzięki czemu trzeba je zagospodarować czymś bardzo konkretnym. A więc odsiać to, co nie jest mi potrzebne i wybrać to, czego w danym momencie chcę najbardziej. Z drugiej strony to dużo czasu, w trakcie każdej z przerw udawało mi się zrobić 2-3 rzeczy. Wreszcie miałem czas na drobiazgi, które normalnie by mnie irytowały i dawały poczucie rozpraszania się – zrobienie napoju imbirowego, zmycie naczyń czy… banalne wyczyszczenie klamek, które w innym wypadku bym zignorował.

25 minut okazało się bardzo małą ilością czasu, która szybko mijała, podczas wykonywania większego zadania przerwy wydają się dość częste. To dla mnie sygnał, że w innym przypadku miałbym skłonność do długiego siedzenia – nawet w skupieniu, ale zupełnie ignorując kwestię regularnego odpoczynku. Dzięki przerwom zadbałem o higienę psychiczną, i fizyczną pracy (np. poprzez drobne ćwiczenia). Nie czułem się dzięki temu przeciążony, za to miałem poczucie, że się o siebie troszczę.

Co mi pomogło?

Wspierało mnie przede wszystkim poczucie, że to łatwe w obsłudze narzędzie, którego zaskakująca prostota sama w sobie stanowiła dla mnie inspirujący bodziec do własnej kreatywności. Do tego autorzy proponują wzbogacenie go o dalszą pracę nad zarządzaniem swoim czasem i celami. Sprawia to, że pomimo prostoty jest tu pierwiastek dalszego rozwoju i ambitnego podejścia do sprawy.

Dodatkowo jest możliwość pobrania darmowych aplikacji, które pomagają w odliczaniu „pomodoro”. Dzięki temu samo stosowanie techniki nie wymagało ode mnie dodatkowej uwagi i rozpraszania się.

Na co zwrócić uwagę?

Żeby „pomodoro” zadziałało potrzebna jest konsekwencja w stosowaniu go oraz zwrócenie uwagi na kontekst pracy. Jeżeli w trakcie pracy istnieją niezależne rozpraszacze – np. konieczność prowadzenia rozmów telefonicznych czy inne osoby w biurze – to należy albo je wyeliminować/ograniczyć, albo przemyśleć, czy „pomodoro” będzie w takich okolicznościach adekwatnym narzędziem. Bez regularności narzędzie nie będzie działać, a wręcz może się stać kolejnym rozpraszającym bodźcem.

Żeby optymalizować swoją pracę, mając pewne doświadczenie w posługiwaniu się narzędziem można przeliczać swoje zadania na jednostki „pomodoro” i ustawiać ich kolejność zgodnie z tym schematem pracy.

Co dalej?

Jestem ciekaw, jak technika „pomodoro” działałaby w trakcie warsztatów. Zastanawiam się, na ile robienie sobie tak regularnych przerw bez względu na okoliczności stworzyłoby rytm rozluźniania myślenia, pozwalającego na jeszcze większy wysiłek później, a na ile rozbijałoby spontanicznie toczący się proces.

Myślę, że przerwy pozwoliłyby uporządkować drobne zdarzenia, które i tak mają miejsce: wstawanie po kawę czy przesiadanie się. Do tego podczas warsztatów byłaby to szansa na wprowadzenie porządku w twórczym chaosie, czyli pozbycia się elementów przeszkadzających w pracy, jak puste kubki czy porozkładane notatki.

Aktualizacja: co się stało po trzech latach?

Bardzo lubię wracać do tego wpisu, bo przypomina mi moją drogę w ogarnianiu swojego zarządzania czasem. Pomodoro było dla mnie ważnym etapem, choć niedługo po publikacji artykułu przestałem go stosować! Ale tylko technikę, bo zachowałem praktykę wytrenowaną podczas stosowania aplikacji: dbanie o sesje pracy oraz o przerwy między nimi.

Nadszedł jednak czas, żeby wrócić do Pomodoro, gdyż ponownie potrzebuję popracować nad swoim skupieniem i prokrastynacją. Teraz robię dodatkowy krok dzięki nowej aplikacji Tide: nie tylko pomaga mi organizować pracę w małych porcjach, ale dodatkowo zapewnia w tym czasie relaksującą muzykę do pracy (spokojne utwory, odgłosy natury, odgłosy rozmów z kawiarni). Dzięki temu unikam YouTube, który prócz muzyki do pracy zawiera tysiące rozpraszaczy. Dodatkową zaletą Tide jest to, że jest… ładny. A estetyka powoduje, że bardziej się w coś angażuję. Już mam tego efekty, więc polecam!

Linki:

Oficjalna strona techniki „pomodoro”.